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PLANIFICACIÓN INFORMATICA

PRESENTACIÓN.

Históricamente, el apoyo computacional al trabajo de las organizaciones, ha sido orientado hacia el trabajo administrativo, principalmente, los llamados sistemas de información administrativos, los cuales - tal como se mencionó- no han considerado el trabajo organizacional, sino que, por el contrario, han sido diseñados para apoyar las labores de algunas funciones específicas. Así, el trabajo en equipo sólo es apoyado por la asistencia que dichos sistemas independientes entregaban a cada uno de los usuarios por separados. Respecto a ellos, Oscar Barros se refiere: " En efecto, los sistemas patrimoniales han sido- y, en muchos casos, siguen siendo- construidos con tecnologías muy primarias: un computador mainframe o mini; usando como lenguaje uno de tercera generación - usualmente COBOL-, lo cual hace el desarrollo de sistemas extremadamente lento; con énfasis en el procesamiento trasaccional, posiblemente en línea, más que en el servicio de usuario; con interfaces al usuario final poco sofisticadas y amistosas; y desintegrados, en el sentido que hay aplicaciones orientadas a áreas funcionales, incluso en diferentes computadores, las cuales no pueden interactuar entre sí de una manera eficiente".

Actualmente, a partir de la experiencia inicial ganada en el uso del rudimentario correo electrónico entre usuarios de mainframes, con el apoyado de los trabajos a realizados a nivel redes de área local y expandida, y, sobre todo, la aparición de los sistemas Cliente/servidor, han comenzado a surgir tecnologías que, en mayor o menor medida, apoyan el trabajo de equipos.

Para lograr tener éxito en la labor se han establecido los siguientes objetivos específicos:

Hacer una definición formal de cada uno de los términos utilizados en la teoría de comunicación y administración.
Definir formalmente el administrador de memoria colectiva organizacional.
Diseñar un manejador de conversaciones, que permita administrar la memoria colectiva organizacional.
Realizar la implementación del manejador.
Contratar empíricamente el modelo teórico obtenido.

"GLOSARIO".

Conversación: es una serie de pasos básicos en la química de la interacción humana.
Conversación dinámica: aquella conversación para la acción, que aún no ha sido plenamente estructurada, y por lo tanto se "mueve" libremente dentro de un conjunto de posibilidades.
Conversación para la acción: una conversación para la acción, es aquella cuya finalidad es lograr que las cosas se hagan.
CSCW: sigla en ingles para referirse a trabajo cooperativo asistido por computador. Es un subconjunto del groupware, que pone énfasis en el trabajo y la cooperación de sus miembros.
Groupware : Se define como sistemas basados en computador que soportan a grupos de personas relacionadas en una tarea común y que provee una interfaz a un ambiente compartido.
Instancia de proceso: con este término se señala el estado concreto de avance que se produce al ejecutar un mapa del proceso de negocios.
Procesos de negocios: término utilizado para referirse al conjunto de pasos que sigue una organización, desde que el cliente efectúa su petición, hasta que se la entrega el producto solicitado.
Workflow: corresponde a un ciclo conversacional básico (petición u oferta, más declaración de aceptación).Es la unidad básica para comprender el mapa conversacional.

"MODELOS".

GROUPWARE.

El término Groupware es una contracción de las palabras group = grupo y software. Pretende englobar a todas las aplicaciones computacionales que sirven a más de un usuario, bajo un ambiente compartido. Este término fue utilizado inicialmente para referirse a " un sistema basado en computador más los procesos sociales de grupos ", sin embargo, fue restringido a sistemas basados en computador, pues " se considera que los sistemas y los grupos, son entidades que interactúan íntimamente.

Posteriormente fue definido formalmente por C.Ellis, S.Gibbs y G. Rein en Communications of the ACM como: " sistemas basados en computador que soportan a grupos de personas relacionadas en una tarea común y que provee una interfaz a un ambiente compartido".

Estos sistemas difieren de los tradicionales, al permitir que los usuarios interactúen directamente entre ellos " ya sea preparando un documento, consultando una base de datos, etc., utilizando al computador como herramienta de interacción, en vez de ser sistemas en los que el usuario interactúan independientemente con el computador.

La comunicación que pueden obtener los grupos, al utilizar aplicaciones Groupware, se puede clasificar de acuerdo a estos tres escalafones:

Coordinación: es una actividad en sí misma, que ayuda a la organización de las actividades de los miembros del grupo. ( por ej.: se coordina una reunión).
Colaboración : es la realización de actividades individuales, en forma coordinada, que permitirán de una tarea común. Una vez complementadas las actividades, no es distinguible el trabajo individual. ( por ej. :se colabora si cada miembro del grupo escribe un capítulo de un libro que será editado en conjunto).
Cooperación: es la realización de una actividad en forma coordinada y conjunta. ( por ej. :si en la edición de un documento, cada miembro puede entregar sus opiniones y observa el resultado del conjunto de cambio que se hacen con los otros miembros).

El enfoque está dirigido al máximo nivel, cooperación, donde las nociones de

tarea común y un ambiente compartido, son cruciales, ya que excluye a los sistemas multiusuarios normales, donde los usuarios no necesariamente comparten una tarea común.

Taxonomía de aplicaciones.

La primera forma de enfrentar la clasificación del groupware es a partir de las nociones de espacio y tiempo.

Otra posible taxonomía, es a partir del nivel de funcionalidad de la aplicación. Sin embargo, es necesario destacar que la mayoría de los sistemas en más de una categoría:

Sistemas de mensajería: Soportan el intercambio asíncrono de mensajes de texto escrito entre los miembros del grupo.
Editores multiusuarios: Permiten a los miembros del grupo hacer una edición y composición conjunta del documento.
Sist. de soporte de decisiones grupales y salas de reuniones electrónicas: Don del computador sirve como medio de comunicación. Existe tres sub categorías: conferencia computacional de tiempo real, teleconferencia computacional (vídeo conferencias) y conferencia de escritorio (vídeo conferencia local, más compartición de texto y gráfico).

TRABAJO EN EQUIPO ASISTIDO POR COMPUTADOR CSCW.

CSCW = computer supported cooperative work, es el término utilizados para referirse a " sistemas que abarcan el conjunto organizacional, integrando el procesamiento de información con las actividades de comunicación y pretende constituir el lugar electrónico de trabajo. Al respecto Clarence Ellis escribe: " El estudio de dichos sistemas, es parte de un nuevo campo de trabajo multi diciplinario: computer-supported cooperative work. A partir de la experiencia y colaboración de muchos especialistas, que incluye a cientista sociales y cientistas de la computación, CSCW observa como trabajan los grupos y busca descubrir cómo trabajan los grupos y busca descubrir cómo la tecnología (especialmente los computadores) pueden ayudar a trabajo de esos grupos ".

El CSCW es un subconjunto de las aplicaciones groupware, donde el énfasis es puesto en el término trabajo. El objetivo común al que hace referencia el groupware, ahora es aplicado al desarrollo de actividades organizacionales.

Sin embargo, se debe ser cuidadoso en el desarrollo de aplicaciones groupware. Se han detectado y documentado al menos cinco factores que influyen en el fracaso de los groupware:

Las aplicaciones groupware a menudo fracasan porque requieren que parte del personal realice trabajo adicional, y esas personas no perciben un beneficio directo del uso de aplicaciones groupware.
Aplicaciones groupware pueden producir actividades que violen los tabúes sociales, atenten contra las estructuras políticas existentes, o que de alguna manera desmotiven a los usuarios que son vitales para el éxito de la aplicación.
Aplicaciones de groupware fallarán si no permiten manejar el amplio rango de excepciones que caracterizan gran parte de actividad grupal.
Fallamos al aprender de la experiencia, porque estas complejas aplicaciones introducen obstáculos casi insuperables para el análisis y diseño significados y generalizables.
Los procesos de desarrollo de aplicaciones groupware falla porque nuestras intuiciones son especialmente pobres respectos de aplicaciones multi usuario.

Estos cinco factores pueden ser resumidos - en su esencia- al decir que "en una aplicación groupware, existe una gran disparidad entre quien hace el trabajo, y aquellos que obtienen el beneficio". En otras palabras, el beneficio lo obtiene quien lidera o controla el trabajo (administrador), pero quien lo realiza, sólo adquiere trabajo adicional.

Por lo anterior la criticas realizadas a las aplicaciones groupware , toman especial relevancia al transformar una de estas aplicaciones en herramientas de apoyo a los grupos de trabajo. Los grandes cambios en la manera de pensar que se deben producir en toda y cada una de las personas que intervienen en el trabajo cooperativo, son - a menudo- muy complicados de realizar, entre los problemas que es posible encontrar al aplicar estos sistemas, están:

El trabajo colaborativo, no es tan colaborativo, los jefes no desean que sus subordinados luzcan demasiado eficientes ante sus superiores, ni los subordinados desean "hacerle" el trabajo al jefe.
Los espacios de tiempo que no han sido declarados en las agendas de los ejecutivos, no son necesariamente espacios de tiempo libre.
La aparición de mensajes en la pantalla de un terminal, no asegura que el usuario lea el mensaje.
Los sistemas que vigilan la continuidad del trabajo, son a menudo engañados por un usuario que los consideran poco importantes. " El computador pueden obligar a que se actualicen los informes de avances del trabajo, pero no asegurará que el trabajador hizo algo más que abrir, grabar y cerrar el archivo para cambiar sus fechas ..".
La sensación de estar vigilado en el trabajo que se presenta, aumenta el grado de resistencia al cambio de los usuarios.

 

WORKFLOW.

Los ciclos conversacionales básicos (o atómicos) que se presentan en un mapa, corresponden a conversaciones para la acción estáticas. Como se ha señalado, estas conversaciones son las que permiten "que las cosas sean hechas ", y corresponde, por lo tanto, a flujos de trabajo.En este trabajo se ha adoptado el término inglés : WORKFLOW, pues, a pesar de la relatividad corta existencia de esta metodología (y de aplicaciones basadas en ella), su utilización se ha transformado en un estándar.

Se dirá entonces que un workflow representa a un ciclo conversacional básico, corresponda éste a una conversación de petición o de oferta.

Características de los workflows

Todo workflow tiene una identificación única y una descripción.
Todo workflow pertenece a un proceso de negocios.
Existe un cliente y un realizador.
Pueden ser de petición u oferta.
Dado que se trata de una conversación estática, existen condiciones de satisfacción previamente definidas ( aunque como existe una componente emocional en todas las conversaciones, estas condiciones pueden sufrir variaciones en el momento de su ejecución).
Puede existir un formulario preestablecido, para que en él se declaren las condiciones de satisfacción.
Se le define un tiempo máximo de inactividad ( sin que ocurran transiciones ) pasado el cual se declara un quiebre en la ejecución del proceso de negocio.
Si se trata de una conversacción subordinada a otra, existe un workflow superior.
Puede ser deseable que sólo algunos miembros de la organización puedan observar el workflow.

 

 

REQUERIMIENTOS DE CONSTRUCCIÓN.

Los requerimientos de construcción, han sido recolectados, a partir de la experiencia ganada en el desarrollo de sistemas groupware , y en particular, del desarrollo de herramientas que apoyen a los flujos de trabajo.

Respecto a la construcción de Groupware.

Además, la solución a construir, debe hacerse cargo de las preocupaciones que afectan el diseño e implementación de cualquier groupware, estas preocupaciones son:

La dispariedad entre quien hace el trabajo y quien obtiene el beneficio: Al introducir herramientas groupware, algunos miembros de la organización requieren de un mayor ajuste que otros. Se espera que estas diferencias no sean grandes. La herramienta debe producir - a lo menos- un beneficio individual a todos los miembros de la organización.
Factores sociales, políticos y motivacionales: La solución puede ser resistida si interfiere con las dinámicas sociales que afecten al grupo. La computación se ubica plácidamente en el terreno de lo explícito, la actividad del posee factores sociales, motivacionales, políticos y económicos que rara vez son explícitos o estables.
Manejo de excepciones: el diseño del mapa conversacional, es realizado de acuerdo a lo que se supone debe ocurrir. Sin embargo y como se mencionó, es muy probable que ocurran quiebres que no han sido mapeados.

Respectos de otros sistemas computacionales de la organización.

La solución debe permitir que los sistemas de información administrativos de la organización conversen con las personas apoyando la correcta realización de los procesos de negocios organizacionales. Así mismo, la información que se maneje en las conversaciones, debe ser escuchada por estos sistemas. Este conversar de los sistemas de información administrativos, debe ser trasparente a los miembros de la organización.

De las misma manera, la solución debe proveer los conectores apropiados para permitir el uso trasparente de diversas tecnologías que apoyan actualmente (o que lo harán en el futuro) la realización de los procesos de negocios. Entre estas tecnologías, podemos mencionar: EDI (intercambio electrónico de datos), Correo electrónico, Fax (procesamiento automatizado de estos, aprovechando las posibilidades de los Fax/modem para computadores), Multimedios (conferencia vía computador, integración de sonidos, gráficos, etc), EIS (sistemas de información para ejecutivos), etc.

Sin embargo, bajo ninguna circunstancia pretende que la solución integre en sí misma a dichos sistemas. Sólo debe parecerlo así a los miembros de la organización, es decir, cada sistema operará en forma independiente, pero para los usuarios, el paso de un sistema a otro debe ser lo más transparente posible. A raíz de ello, es claro que la utilización de estas tecnologías implicará una variación de las especificaciones de dichos sistemas, sin embargo, los costos de implementar dichos cambios, seá compensado por la disminución de los costos de transacción de la organización, ya que en muchos casos, el costo transaccional de traspasar información manualmente de un sistema a otro, es muy elevado en relación a los costos de transformación, e incluso es el de mayor influencia en el conjunto de costos de transacción.

"APLICACIONES".

Las empresas chilenas están casi- por no decir todas- con una implementación computacional, ya que está, permite un flujo expedito de información y una planificación de la empresa a futuro .

Grandes empresas como CTC, CODELCO CHILE, ENDESA tienen a disposición este desarrollo.

Pero sin ir más lejos, nuestra universidad ha implementado una muy compleja red computacional que sirve para planificar y organizar la universidad, esta es "registro curricular".

Registro curricular presenta la siguiente estructura, en la cual se puede aplicar lo anteriormente descrito (sistemas computacionales).

DISPONIBILIDAD REGISTRO

CD DE ACADEMICO

SALAS

HORARIO

CD CLASES +/- PROFESOR

CD PUBLICACIÓN RC

ALUMNO SOLICITUD DE

HORARIO CD

ALUMNO LEVANTAR RESTRICCIONES CD

ABORTADO

¿NESECITA QUE SE

LEVANTEN RESTRICCIONES?

INICIO ALUMNO INSCRIPCIÓN DE RAMOS RC

FIN

Es importante señalar, que según la perspectiva de Fernando Flores se debe considerar distintos aspectos; es muy importante es tener clara la estructura para su aplicación y así poder resolver lo que se plantea. A continuación presentaremos vía esquemas, los aspectos importantes:

Estación de Trabajo de Diseño.

Basado en

Mensajes Interprete de Procesador Procesador

Aplicaciones lenguaje de de de flujos de

Disponibles al Basado en flujos de Agente trabajo

Flujo de trabajo base de datos trabajo

Basado en Base de datos Base de datos

Procesos de definiciones de transacciones

ARQUITECTURA DE SISTEMA ADMINISTRADOR DE FLUJOS DE TRABAJO

Esta estructura en su conjunto consiste de una o más aplicaciones cliente (llamadas aplicaciones disponibles al flujo de trabajo), y de las estructuras y componentes que los dejan disponible para interactuar con el servidor de administración del flujo de trabajo y recibir servicios desde éste. La figura muestra las principales componentes del sistema administrador de flujos de trabajo.

APLICACIONES PROCESADOR DE PROCESADOR DE

DESARROLLADAS DEFINICIONES TRANSACCIONES

PARA EL FLUJO

DE TRABAJO

BASADO

APLICACIONES EN

DISPONIBLES AL MENSAJES

FLUJO DE BASADO EN BASE DE DATOS BASE DE DATOS

TRABAJO BASE DE DATOS DE DEFINICIONES DE TRANSACCIONES

BASADO EN

PROCESOS

PROCESADORES SERVIDOR DE CONVERSACIONES

STF

ARQUITECTURA DE SISTEMA ADMINISTRADOR DE CONVERSACIONES

Aquí se tiene en consideración que se desarrollaran aplicaciones especiales para trabajar con los flujos de trabajo, no sólo una aplicación de diseño (la estación de trabajo de diseño), sino también, aplicaciones para realizar las conversaciones y/o para hacer análisis del desarrollo de los flujos de trabajo de la organización.

BIBLIOGRAFIA.

 

MODELO DE UN ADMINISTRADOR DE MEMORIA COLECTIVA ORGANIZACIONAL

JUAN MIGUEL SANTIBAÑEZ ALLENDES.

TUS - INFO 1994 S 235m CB.417529

 

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