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UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHILE

FACULTAD DE INGENIERIA

DEPARTAMENTO INGENIERIA INDUSTRIAL

ADMINISTRACION

 

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"Evaluación de Desempeño en el Trabajo"

La evaluación de una actividad es un proceso que se presenta durante toda la jornada de trabajo. El supervisor siempre está mirando u observando algo de lo que hacen los subordinados y consciente o inconscientemente analiza o evalúa su desempeño. Uno de los aspectos importantes que debe considerarse en esta situación es, si la evaluación es comunicada al trabajador y, resulta como consecuencia, una buena acción para mejorar su desempeño. Un buen programa de evaluación y desarrollo centra su atención en la comunicación que debe existir entre supervisor y supervisado, acerca del rendimiento de este último. También debe enfatizar la responsabilidad vital que tiene el superior como entrenador de su personal para que realice en buena forma su tarea y ayudarle, además, a desarrollar sus capacidades y creatividad, con el objeto de permitirle alcanzar cargos de mayores responsabilidades. Un sistema formal de calificaciones no debe considerarse como un fin en si mismo. Los individuos desarrollan sus actividades en forma permanente, por lo tanto, el proceso de evaluación también debe ser permanente. El sistema formal, sólo sirve para proveer al superior de tiempo suficiente, para examinar el progreso individual en un período determinado, y mirar el futuro en lo que se refiere a la búsqueda de mejores sistemas para desarrollar los diversos puestos de trabajo. También, sirve como documento escrito para dejar constancia del rendimiento de un trabajador, y para detectar nuevas necesidades que son importantes en la planificación de las políticas de personal. La existencia de un "Manual" al respecto, es una valiosa ayuda para los superiores, ya que, les permite cumplir con el objetivo de la evaluación, lograr mayor eficiencia y el desarrollo de futuros ejecutivos. Este programa administrado en su exacto concepto, puede ser un paso importante a una mayor efectividad de la dirección con beneficios para los supervisores, el empleado y el departamento. Mediante el proceso de evaluación la organización aprecia el comportamiento del empleado en su trabajo. Para ilustrar técnicamente este concepto, la Figura 1 permite visualizar secuencialmente los elemento claves de un sistema de evaluación de desempeño.

Figura 1: Elementos claves de un sistema de Evaluación de Desempeño.

 

 

Glosario

Aunque durante el presente informe no se utilizarán palabras de uso exclusivo del tema que se desarrolla, se especifican algunos términos que según el concepto que representan tienen alguna relevancia, como son:

Evaluación: Se refiere a la acción de calificar alguna actividad, en este caso, el trabajo.
Desempeño: Es el conjunto de actividades que realiza un trabajador con el fin de cumplir con lo que él entiende que debe cumplir en su trabajo.
Manual: Es un texto que contiene información de tipo básica sobre un determinado tema.
Recursos Humanos: Es el conjunto de todas las actividades y tópicos relativos a la fuerza laboral de las empresas, el trabajador.
Cargo: Es el rol jerárquico que tiene un trabajador dentro de una empresa, y que conlleva en un conjunto de responsabilidades, deberes y derechos según cual sea el cargo.
Personal: Es el grupo de personas (trabajadores) que tiene a disposición una empresa o parte de ella (departamentos de la empresa).
Método: Proceso sistemático que tiene un objetivo que cumplir, para lo cual debe tener un orden, claridad y aplicación en la práctica.
Efectividad: Es el grado total o parcial del logro de algún objetivo por parte del desafiante, ya sea un trabajador, un sistema, un método, etc.
Comportamiento: Se refiere a toda actividad del trabajador en observación por parte del evaluador, incluye la expresión tanto física como emocional del individuo.

Modelos de Evaluación de Desempeño

La evaluación de desempeño humano puede efectuarse mediante técnicas que pueden variar notablemente, no sólo de una empresa a otra, sino dentro de una misma empresa, ya se trate de niveles de personal diferentes o de diversas áreas de actividad. Por lo general, el sistema de evaluación de desempeño humano sirve a determinados objetivos trazados con base en una política de recursos humanos. Así, como las políticas de recursos humanos varían de acuerdo con la empresa, no es extraño que cada empresa desarrolle su propio sistema para medir comportamiento de sus empleados. Como, de modo general, la aplicación del personal se define según el nivel y la posición de los cargos, con frecuencia las empresas utilizan más de un sistema de evaluación. Es relativamente común hallar empresas que desarrollan sistemas específicos conforme al nivel y a las áreas de distribución de su personal, como sistema de evaluación de personal no calificado, de personal administrativo, de personal del nivel de supervisión, de personal del nivel de jefatura, de ejecutivos, de personal de ventas etc. Cada sistema sirve a determinados objetivos específicos y a determinadas características de las diversas categorías de personal. Hay varios métodos de evaluación del desempeño, cada uno de los cuales presenta ventajas y desventajas y relativa adecuación a determinados tipos de cargos y situaciones." Pueden utilizarse varios sistemas de evaluación del desempeño, como también estructurar cada uno de éstos en un método diferente, adecuado al tipo y a las características de los evaluados y al nivel y a las características de los evaluadores. Esta adecuación es de importancia primordial para el buen funcionamiento del método y para la obtención de sus resultados. No sobra repetir que el sistema de evaluación del desempeño es un medio, un método, una herramienta y no un fin en sí mismo. Es un medio para obtener datos e información que pueden registrarse, procesarse y canalizarse para la toma de decisiones y disposiciones que busquen mejorar e incrementar el desempeño humano dentro de las organizaciones. Se ha dicho también que, en lo fundamental, la evaluación del desempeño no pasa de ser un buen sistema de comunicaciones que actúa en sentido horizontal y vertical en la empresa. Para que sean eficaces, las evaluaciones del desempeño deben basarse plenamente en los resultados de la actividad del hombre en el trabajo y no sólo en sus características de personalidad.

 

1. Método De Escala Gráfica.

El método de escala gráfica es sin duda el más utilizado y divulgado método de evaluación del desempeño. Aparentemente es el método más simple, pero su aplicación exige múltiples cuidados con el fin de evitar la subjetividad y el pre-juzgamiento del evaluador, que podrían causar interferencias considerables. Algunos autores expresan serias críticas a la escala gráfica, sobre todo por la necesidad de aplicación de ciertos criterios y procedimientos matemáticos y estadísticos en lo referente a la elaboración y el montaje y, principalmente, al procesamiento de los resultados. Esos criterios y procedimientos matemáticos y estadísticos se vuelven necesarios para corregir las distorsiones de orden personal de los evaluadores.

Características del Método de Escala Gráfica: Se trata de un método que evalúa el desempeño de las personas mediante factores de evaluación previamente definidos y graduados. Este método utiliza un formulario de doble entrada en el cual las líneas horizontales representan los factores de evaluación del desempeño, en tanto que las columnas (sentido vertical) representan los grados de variación de tales factores. Los factores se seleccionan previamente para definir en cada empleado las cualidades que se intenta evaluar. Cada factor se define con una descripción sumaria, simple y objetiva, para evitar distorsiones. Cuanto mejor sea esta descripción, mayor será la precisión de este factor. Por otro lado, en este factor se dimensiona un desempeño, que va desde el débil o el insatisfactorio hasta óptimo o muy satisfactorio. Esto explica el cuadro (gráfico de dos entradas : en las entradas horizontales) líneas se colocan los factores de evaluación del desempeño, y en las verticales (columnas) se ubican los grados o graduaciones de los factores. El método de evaluación del desempeño por escalas gráficas puede implementarse mediante varios procesos de clasificación, de los cuales los más conocidos son:

a) Escalas Gráficas Continuas.

b) Escalas Gráficas Semicontinuas.

c) Escalas Gráficas Discontinuas.

Algunas empresas utilizan el método de escala gráfica con atribución de puntos, con el fin de cuantificar los resultados para facilitar las comparaciones entre los empleados. Los factores se ponderan y ganan valores en puntos, de acuerdo con su importancia en la evaluación. Una vez se ha hecho la evaluación, se cuentan los puntos obtenidos por los empleados. Esta extrema simplificación de la evaluación del desempeño constituye una paradoja común: por una parte, cuantifica los resultados y facilita las comparaciones en términos globales; por otra, reduce la compleja gama de desempeño de un funcionario a un simple número sin significado, a menos que sea una relación con los valores máximo y mínimo que pudiera obtener en las evaluaciones.

Ventajas del Método de Escala Gráfica: El método de escalas gráficas presenta las siguientes ventajas:

1. Brinda a los evaluadores un instrumento de evaluación de fácil comprensión y de aplicación simple.

2. Posibilita una visión integrada y resumida de los factores de evaluación, es decir, de las características de desempeño más destacadas por la empresa y la situación de cada empleado ante ellas.

3. Exige poco trabajo al evaluador en el registro de la evaluación, ya que 10 simplifica enormemente.

Desventajas del Método de Escala Gráfica: El método de escalas gráficas presenta las siguientes desventajas:

1. No permite al evaluador tener mucha flexibilidad, y por ello debe ajustarse al instrumento y no éste a las características del evaluado.

2. Está sujeto a distorsiones e interferencias personales de los evaluadores, quienes tienden a generalizar su apreciación acerca de los subordinados para todos los factores de evaluación. Cada persona percibe e interpreta las situaciones según su "campo psicológico". Tal interferencia subjetiva y personal de orden emocional y psicológico lleva a algunos evaluadores al halo efecto de estereotipación. Este efecto hace que los evaluadores consideren a un empleado como óptimo o excelente en todos los factores.

Este mismo efecto es el que lleva a un evaluador muy exigente a considerar a todos sus subordinados como mediocres o débiles en todos los aspectos.

3. Tiende a rutinizar y generalizar los resultados de las evaluaciones.

4. Requiere procedimientos matemáticos y estadísticos para corregir distorsiones e influencia personal de los evaluadores, tiende a presentar resultados tolerantes o exigentes para todos sus subordinados.

2. Método de Elección Forzada.

El método de elección forzada (forced choice method) es un método de evaluación del desempeño desarrollado por un equipo de técnicos estadounidenses durante la Segunda Guerra Mundial para la selección de los oficiales de las fuerzas armadas de su país que debían ser promovidos. El ejército deseaba lograr un sistema de evaluación que neutralizara los efectos de halo, el subjetivismo y el proteccionismo propios del método de escala gráfica, utilizados hasta entonces no permitían resultados efectivos, y el método de elección forzada, aplicado experimentalmente, posibilitó resultados bastante satisfactorios, y después varias empresas lo adaptan e implementaron.

Características del Método de Elección Forzada: El método de elección forzada consiste en evaluar el desempeño de los individuos mediante frases descriptivas de determinadas alternativas de tipos de desempeño individual. En cada bloque o conjunto de dos, cuatro o más se aplican al desempeño del empleado evaluado. Esto implica la denominación de "elección forzosa". La naturaleza de las frases puede variar mucho, no obstante, hay dos formas de composición:

a) Se forman bloques de las frases de significado positivo y dos de significado negativo. Al juzgar al empleado, el supervisor o evaluado elige la frase que más se ajusta y, luego, la que menos se ajusta al desempeño del evaluado.

b) Se forman bloques de sólo cuatro frases de significado positivo. Al juzgar al empleado, el supervisor o evaluador elige las frases que más se ajustan al desempeño del evaluado.

En el formulario con bloques de significado positivo y negativo, el supervisor o el evaluador están en condiciones de percibir y localizar las frases que posiblemente suman puntos, pudiendo así, con cierta argucia, distorsionar el resultado de la evaluación. Sin embargo, en el formulario con bloques de significado solamente positivo, la presencia de frases con un único sentido positivo dificulta mucho la evaluación dirigida, llevando al supervisor o al evaluador a reflejar y a ponderar sobre cada bloque y escoger las frases más descriptivas del efectivo desempeño del evaluado. Así, se evitan las influencias personales comunes de todo proceso de evaluación personal. En realidad, la experiencia que entre las dos formas citadas, la segunda presenta los mejores resultados. También se observa que, en general, el evaluador acostumbra resistirse a elegir frases de sentido negativo para definir el desempeño de sus subordinados. Las frases que conforman los conjuntos o bloques no se escogen al azar, sino que deben seleccionarse de manera razonable mediante un procedimiento estadístico tendiente a verificar su adecuación a los criterios existentes en la empresa y su capacidad de discriminación, a través de dos índices : el índice de aplicabilidad y el índice de discriminación.

Ventajas del Método de Elección Forzada: El método de elección forzada presenta las siguientes ventajas:

1. Proporciona resultados más confiables y exentos de influencias subjetivas y personales, por cuanto elimina el efecto de generalización.(halo efecto).

2. Su aplicación es simple y no requiere preparación intensa o sofisticada de los evaluados.

Desventajas del Método de Elección Forzada: El método de elección forzada presenta también las siguientes desventajas:

1. Su elaboración e implementación son complejas, exigiendo un planteamiento muy cuidadoso y demorado.

2. Es un método básicamente comparativo y discriminativo y presenta resultados globales, discrimina sólo los empleados buenos, medios y débiles, sin dar mayor información.

 

3. Cuando se utiliza para fines de desarrollo de recursos humanos, necesita una complementación de informaciones acerca de las necesidades de entrenamiento potencial de desarrollo etc.

4. Deja al evaluador sin ninguna noción del resultado de la evaluación con respecto a sus subordinados.

3. Métodos de Investigación de Campo.

Es un método de evaluación del desempeño desarrollados con base en entrevistas de un especialista en evaluación con el superior inmediato, mediante el cual se verifica y evalúa el desempeño de sus subordinados, determinándose las causas, los orígenes y los motivos de tal desempeño, por medio del análisis de hechos y situaciones. Es un método de evaluación más amplio que permita además de un diagnóstico del desempeño del empleado, la posibilidad de planear junto con el superior inmediato de su desarrollo en el cargo y en la organización. Uno de los problemas más serios del planeamiento y el desarrollo de recursos humanos en una empresa es la necesidad de retroalimentación de datos acerca del desempeño que los empleados, admitidos, integrados y entrenados por la dependencia de personal, están efectuando en sus cargos. Sin esa retroalimentación de datos, la dependencia de personal no está en condiciones de medir, controlar, ni acompañar adecuación y la eficiencia de sus servicios. En este sentido, el método de investigación de campo puede tener una gran diversidad de aplicaciones, ya que permite evaluar el desempeño y sus causas, planear junto con la supervisión inmediata los medios para su desarrollo y, sobre todo, acompañar el desempeño del empleado de manera mucho más dinámica que otros métodos de evaluación de desempeño.

Características del Método de Investigación De Campo: Mediante este método, la evaluación del desempeño la efectúa el superior (jefe), pero con asesoría de un especialista en evaluación de desempeño. El especialista va a cada una de las secciones para entrevistar a los jefes sobre el desempeño de sus respectivos subordinados. De aquí proviene eI nombre de investigación de campo. Aunque la evaluación sea responsabilidad de línea de cada jefe, hay un énfasis en la función de staff en asesorar de manera más completa a cada jefe. El especialista en evaluación del desempeño hace una entrevista de evaluación del desempeño con cada jefe, cumpliendo aproximadamente el siguiente itinerario:

a. Evaluación inicial: El desempeño de cada funcionario se evalúa inicialmente

en uno de los tres aspectos siguientes:

- Desempeño más que satisfactorio. (+)

- Desempeño satisfactorio. (+\-)

- Desempeño menos que satisfactorio. (-)

b. Análisis suplementario: Una vez definida la evaluación inicial del desempeño de cada funcionario, ese desempeño pasa a ser evaluado con mayor profundidad a través de preguntas del especialista al jefe.

c. Planeamiento: una vez analizado el desempeño se elabora un plan de acción, que puede implicar:

- Consejos al funcionario.

- Readaptación del funcionario.

- Entrenamiento.

- Desvinculación y sustitución.

- Promoción a otro cargo.

- Mantenimiento en el cargo actual.

d. Seguimiento: (Fair Play) Se trata de una verificación o comprobación del desempeño de cada funcionario.

Ventajas del Método de Investigación de Campo: El método de investigación de campo ofrece las siguientes ventajas:

1. Cuando está precedido de dos etapas preliminares de análisis de la estructura de cargos y de análisis de las aptitudes y calificaciones profesionales necesarias , permite al supervisor una profunda visualización no sólo del contenido de los cargos bajo su responsabilidad, sino también de las habilidades, las capacidades y los conocimientos exigidos.

2. Proporciona una relación provechosa con el especialista en evaluación, quien presta al supervisor una asesoría y también un entrenamiento de alto nivel en la evaluación de personal.

3. Permite efectuar una evaluación profunda, imparcial y objetiva de cada funcionario, localizando las causas de comportamiento y las fuentes del problema.

4. Permite un planeamiento de acción capaz de retirar los obstáculos y proporcionar mejoramiento del desempeño.

5. Permite un acoplamiento con el entrenamiento, plan de carreras y además áreas de actuación de la administración de recursos humanos.

6. Acentúa la responsabilidad de línea y la función de staff en la evaluación de personal.

7. Es el método más completo de evaluación.

Desventajas del Método de Investigación de Campo: El método de investigación de campo ofrece las siguientes limitaciones:

1. Tiene elevado costo operacional, por la actuación de un especialista en evaluación.

2. Hay retardo en el procesamiento por causa de la entrevista uno a uno con respecto a cada funcionario subordinado y al supervisor.

Otros Métodos: - Métodos De Incidencia Crítica.

Es un método de evaluación del desempeño bastante simple, creado y desarrollado por los especialistas de las fuerzas armadas norteamericanas durante la segunda Guerra Mundial. El método de incidentes críticos se basa en el hecho de que en el comportamiento humano existen ciertas características extremas capaces de conducir a resultados positivos (éxitos) o negativos (fracaso). En otras palabras, el método no se preocupa de las características situadas dentro del campo de la normalidad, sino exactamente excepcionalmente negativos con respecto al desempeño de sus subordinados . De esta manera, el método de incidentes críticos focaliza las excepciones tanto positivas como negativas en el desempeño de las personas. Los aspectos positivos deben realzarse y preferiblemente utilizarse, en tanto que los negativos deben corregirse y eliminarse. Cada factor de evaluación se utiliza en términos de incidentes críticos o excepcionales.

- Método de Comparación por Pares.

Es un método de evaluación del desempeño que compara a ~s< empleados en turnos de a dos, y se anota en la columna de la derecha aquél que se considera mejor en cuanto al desempeño. En este método también pueden utilizarse factores de evaluación. De este modo, cada hoja del formulario será ocupada por un factor de evaluación del desempeño. Se recomienda la aplicación del sistema de comparación por pares, a pesar de ser un proceso muy simple y poco eficiente, sólo cuando los evaluadores no estén en condiciones de utilizar otros métodos.

- Método de Frases Descriptivas.

Este método es ligeramente diferente del método de elección forzada, sólo porque no exige obligatoriedad en la elección de frases. El evaluador señala sólo las frases que caracterizar el desempeño del subordinado (signo "+" o "S") y aquellos que en realidad demuestran el opuesto de su desempeño (signo"-" o "N").

- Método de Autoevaluación.

Es el método mediante el cual se le pide al empleador hacer un análisis sincero de sus propias características de desempeño. Puede utilizar sistemas diversos, inclusive formularios basados en los esquemas presentados en los diversos métodos de evaluación del desempeño ya descritos.

- Método de Evaluación por Resultados.

Este método está muy ligado a los programas de administración por objetivos y se basa en una comparación periódica entre los resultados asignados (o esperados) para cada funcionario y los resultados efectivamente alcanzados. Las conclusiones con respecto a los resultados permiten identificar los puntos fuertes y los débiles del funcionario, así como las medidas necesarias para el próximo período. Es sobre todo un método práctico, aunque su funcionamiento dependa de las actitudes y de los puntos de vista del supervisor con respecto a la evaluación del desempeño.

- Método de Ranking.

Consiste simplemente en ordenar de menor a mayor mérito a los trabajadores dentro de cada cargo o grupo de cargos. Esta técnica conocida también como de clasificación exige que el evaluador distribuya a los empleados en orden, del peor al mejor, en atención al desempeño observado en un período de tiempo determinado. Es quizás el más simple y antiguo de los sistemas formales de evaluación; consiste en comparar a una persona con todas las demás, con el propósito de detrminar un orden de apreciación. Al hacer esto, el evaluador considera el desempeño de la persona como una totalidad, esto es, no se hace ningún esfuerzo por separar el comportamiento en sus factores o elementos constitutivos. Lo único que se obtiene de esta técnica es que algunos empleados son mejores que otros. No reconoce cuál es la magnitud de las diferencias en el desempeño de los trabajadores. El empleado que ocupa el segundo lugar puede haber tenido un desempeño levemente inferior o considerablemente peor que el primero. En este método el evaluador está más propenso a caer en los errores de efecto halo y de desviaciones por conductas recientes. Sus ventajas principales son su rapidez de implementación, facilidad de administración y simplicidad de explicación.

- Método de Comparaciones Binarias.

Es una sofisticación del método por ranking. Consiste, en téminos generales, en comparar a cada persona con cada uno de los demás del grupo y señalar cuál es el preferido. Supongamos que existen 5 empleados y que vamos a aplicar esta técnica: el desempeño del empleado A se compara con el desempeño del empleado B y se toma la decisión de cuál de los dos se prefiere, luego se compara A con C, con D y con E, en ese orden. En seguida, se compara B con cada uno de los demás, también en forma individual y así sucesivamente con el resto de los empleados. El uso de la comparación binaria con cinco empleados da como resultado un total de diez comparaciones y consecuentemente diez decisiones, donde tan sólo dos empleados se involucran en cada una de las decisiones. Este método presenta casi las mismas ventajas y desventajas del método de clasificación o por ranking.

Aplicación Modelo de

Evaluación de Desempeño en el Trabajo

La Evaluación de Desempeño es la mejor forma de obtener una valiosa información de aspectos susceptibles de ser desarrollados por el trabajador y de temas específicos para su capacitación, buscando que se ajuste a las políticas y objetivos de la empresa y que además tenga vigencia y cumpla con todas las etapas que corresponden, logrando tener así una visión clara del rendimiento de los trabajadores y con ello estimular compromisos y acciones de mejoramiento en el desempeño del trabajo. En Chile, la Clínica Santa María ha implementado un modelo de evaluación de desempeño conocido como el Método de Escala Gráfica por puntos. El método evalúa el desempeño de las personas mediante factores de evaluación previamente definidos y graduados. Los factores se ponderan y ganan valores en puntos, de acuerdo con su importancia en la evaluación. Una vez que se ha hecho la evaluación, se cuentan los puntos obtenidos por los empleados.

Una de las herramientas fundamentales en el sistema de gestión de recursos humanos es el sistema de Evaluación de Desempeño. El adecuado funcionamiento de este sistema depende de una serie de condiciones entre las que se destacan las siguientes:

1. Establecer una medición del cumplimiento de tareas del personal.

2. Proveer al personal de información que le permita mejorar su desempeño pasado, superar sus debilidades y consolidar sus fortalezas.

3. Estimular compromisos y acciones de mejoramiento en el desempeño del trabajo, tanto en lo referido al cumplimiento de tareas asignadas como al desarrollo de habilidades y conocimientos.

4. Proporcionar al departamento encargado de Recursos Humanos y a la jefatura directa, un instrumento que facilite la provisión de cargos, la capacitación, la promoción, la justificación de la acción remunerativa recomendada por el superior, el mejoramiento de las relaciones humanas entre superiores y subordinados y otras decisiones de personal, como transferencias, licencias, negociaciones colectivas etc.

5. Orientar a las unidades para implementar acciones de desarrollo a través de estrategias de enseñanza (aprendizaje).

6. La Evaluación de Desempeño debiera permitir discriminar entre los funcionarios con distintos niveles de desempeño, y por lo tanto, ordenarlos de acuerdo a su mérito funcionario.

7. La Evaluación de Desempeño debiera facilitar la identificación de los funcionarios que poseen capacidad potencial para asumir responsabilidades mayores y proporcionar una guía para materializarlas.

8. La Evaluación de Desempeño debiera ser un proceso continuo, sin embargo, periódicamente deben efectuarse revisiones que permitan contar con una historia comprehensiva de la conducta laboral de los funcionarios.

 

Aspectos Generales.

1. El personal al ser evaluado constituye todo funcionario con contrato indefinido y una antigüedad mayor a seis meses.

2. El formulario de evaluación del desempeño debe ser llenado por el jefe directo del evaluado. Es necesario capacitar a los calificadores en la aplicación de sistemas de calificación.

3. Si un funcionario trabaja para varias personas, deberá ser evaluado por cada una, pero solo una de ellas recopilará las evaluaciones y las verterá a un formulario único y definitivo. Esta misma persona tendrá a cargo la entrevista de evaluación.

4. Para facilitar la Evaluación es imprescindible contar con la descripción de "cargo", su objetivo o propósito y las tareas esenciales para su logro, de modo de tener en cuenta las expectativas que legítimamente se pueden tener sobre su desempeño y poner la evaluación del trabajador en el contexto real de su cargo.

5. Una vez desarrollada la calificación por el supervisor este debe realizar una entrevista, en la cual informará al funcionario el resultado de su evaluación.

Si el supervisor tiene una permanente comunicación con el funcionario, la evaluación del desempeño será una reunión relativamente franca, con muy poca o ninguna discrepancia. Si no ha tenido esa comunicación constante y surgen discrepancias, el evaluador debe permitir al evaluado dar cuenta de ellas.

 

Organismos y Personas que participan

1. Calificadores.

a) Definición.

Quien evalúa al personal es el propio jefe que, mejor que nadie, tiene condiciones para acompañar y verificar el desempeño de cada subordinado, señalando sus fortalezas y debilidades. Sin embargo, los jefes directos no tienen conocimiento especializados para poder proyectar, mantener y desarrollar un plan sistemático de evaluación de desempeño de su personal. Aquí entra a funcionar el staff o jefatura de la unidad, departamento o servicio, que a través de su representante también deberá evaluar al funcionario en cuestión, para evitar así, la mayor cantidad de sesgos y arbitrariedades del proceso y convertirla en un instrumento de medición objetivo y certero.

b) Requisitos para ser calificador.

Las personas que ocupen cargos que los habilitan para calificar, deberán contar con una antigüedad mínima en el cargo de 6 meses. En el caso de que alguno de los funcionarios no cumpla la condición anterior, será reemplazado por quien designe la Gerencia General.

c) Obligaciones del calificador.

Para formar su convicción el calificador deberá apreciar objetivamente los méritos y desméritos del personal a calificar, haciendo abstracción de toda consideración ajena a los factores a evaluar. Realizada la calificación de un funcionario, el calificador deberá firmar el respectivo formulario de calificaciones. Al término del proceso de calificación, el calificador, dará a conocer, en forma verbal, en una entrevista formal y personal, la calificación y justificación al funcionario calificado.

2. Funcionario Calificado.

a) Definición.

Calificado es todo funcionario de la empresa que se encuentre contratado por tiempo indefinido.

b) Derechos.

Al funcionario calificado, en reunión individual con el calificador, se le dará a conocer su calificación, siendo su obligación recibirla. No obstante, podrá solicitar al calificador las explicaciones verbales que la justifiquen. El funcionario podrá expresar su opinión sobre el proceso y sobre la calificación que recibió, al contestar una breve encuesta que le entregará el calificador después de haberle comunicado el resultado de la evaluación.

c) Obligaciones.

Los funcionarios estarán obligados a reconocer y aceptar calificaciones una vez terminado el proceso. Una vez comunicadas las calificaciones, estas deberán ser firmadas por el calificado como constancia de la toma de conocimiento, dentro del plazo estipulado.

3. Departamento de Personal.

El respectivo Departamento de Personal preparará un programa de actividades que contemplará el calendario de acciones a realizar y la preparación del material necesario para la implementación del proceso. El departamento se responsabilizará de que los organismos contemplados cuenten con el material necesario a su debido tiempo, además recolectará las calificaciones. Al mismo tiempo hará los cómputos definitivos del puntaje obtenido por cada funcionario en el proceso de calificación y entregará dicha información al personal calificado. Asimismo, será atribución de éste hacer los cambios o modificaciones técnicas al proceso.

 

Etapas Del Proceso

1. Preparación Del Proceso.

Dar a conocer toda la información de la Evaluación de Desempeño, a todo el personal que tenga contrato indefinido en la empresa antes de realizar la etapa de calificación.

Etapas de Preparación del Proceso:

- Elaboración del calendario de actividades (Cronograma).

- Establecer objetivos.

- Recoger antecedentes.

- Definir métodos (Descripción General del Proceso).

- Diseño de Formularios y Documentación de Apoyo.

- Sensibilizar a las partes (Capacitación a los calificadores).

- Enviar material a las unidades. (Descripciones de Cargo, formularios, guías

y manuales).

- Hacer prueba piloto.

- Evaluar prueba piloto, discriminando entre lo bueno y lo malo.

- Hacer las modificaciones pertinentes, para tener un buen proceso.

2. Calificación.

Consiste en la entrevista personal y formal, en la cual se analizan y justifican la evaluación del jefe directo (evaluadores) que debe registrarse en el formulario establecido, y ser firmado por el evaluado y el evaluador.

Etapas de Calificación.

- Calificación de los funcionarios por parte de los jefes directos.

- Realización de las entrevistas personales con los calificadores por parte de los jefes, para darles a conocer su calificación.

- Envío de los resultados al Departamento de Personal.

3. Resultados

Se realizará un informe global del proceso de evaluación, que consignará un análisis y las conclusiones del Proceso de Evaluación, de acuerdo a los resultados que se hayan obtenido.

Etapas de Resultados.

- Procesamiento de las calificaciones definitivas.

- Análisis de la información adicional.

- Emisión del Informe del Proyecto.

- Envío de los resultados a los calificadores.

 

Cómo Calificar

1. Niveles Ocupacionales.

Profesionales:

Profesionales, enfermeras, asistente social, contador general, matronas, tecnólogos médicos, parvularias, ingenieros comerciales, ingenieros de ejecución, nutricionistas.

Mandos medios:

Jefes, coordinadoras, supervisoras, encargados.

Administrativos:

Administrativos, secretarias, encargado de archivo, administrativo de remuneraciones, analista de RRHH, encargado de selección y capacitación, encargado de compras, cajero, encargado de activo fijo, administradora de cajas, encargado de ingresos y egresos, administrativo contable, analista de clientes, digitadora, tramitador de importación, analista contable, ejecutivo convenio urgencia escolar, ejecutiva comercial, product manager, operador de computador, programador, administrativo de telefonía, analista programador, administrativo microcomputador, agente centro médico, normalizadora de cuentas, recepcionista, cobradora telefónica, encargado de cuenta Banmédica, cobradora institucional, recepcionista.

Trabajadores:

Vigilantes, auxiliar paramédico, auxiliar de cardiología, auxiliar de enfermería, carpintero, electricista, gasfiter, pañolero, técnico electricista, auxiliar enfermería de scaner, portero, auxiliar de alimentación, pintor, auxiliar dental, auxiliar de párvulos, auxiliar clínica, encargado de material clínico, auxiliar de cocina, juniors, auxiliar de mantención, auxiliar de servicio, auxiliar de estacionamiento, auxiliar de ropería, auxiliar de farmacia, auxiliar de áreas sucias, auxiliar de bodega, auxiliar de aseo.

2. Definición De Factores.

La calificación del funcionario se hará evaluando su desempeño durante el año en base a un conjunto de factores que sean representativos de las tareas realizadas. Los factores que se considerarán para evaluar el desempeño serán 6, los que se mencionarán a continuación.

Factores:

2.1. Trabajo en equipo: Este factor se refiere a la capacidad que posee la persona para trabajar con sus compañeros o superiores. Se consideran los siguientes aspectos:

- Mantener un óptimo nivel de comunicación entre compañeros.

- Colaboración espontánea con otros.

- Compartir conocimientos y experiencias.

- Flexibilidad ante cambios imprevistos.

2.2. Rendimiento: Este factor está enfocado a medir la calidad del trabajo y la cantidad de trabajo realizado por la persona que opera el cargo, para lo cual se deben consideran los siguientes aspectos:

- El conocimiento acabado propio del cargo ( conocimientos técnicos, procedimientos, características de los materiales, conocimientos de equipos, etc.).

- La rapidez y eficiencia en la resolución de problemas y tareas que se le encomienden.

- Cumplimiento de los plazos y metas estipuladas con anterioridad.

- El grado de precisión, exactitud y prolijidad con que ejecuta su trabajo y que

debe reflejarse en los resultados , tratando de evitar los errores, defectos, fallas

y omisiones.

- Confidencialidad de la información.

2.3. Iniciativa: Es la capacidad que posee la persona que ocupa el cargo para anticiparse a resolver los problemas que se presenten . Dentro de este factor se miden los siguientes aspectos.

- Soluciones creativas en la resolución de problemas.

- Búsqueda permanente de economía en la solución de problemas.

- Capacidad de enfrentarse a situaciones imprevistas por sí solo.

- Asume tareas adicionales bajo su propia iniciativa.

- Búsqueda de nuevas ideas.

2.4. Atención al Cliente: Este factor mide la capacidad que debe poseer el ocupante del cargo para establecer relaciones armoniosas con el cliente o usuario de los servicios proporcionados por esta. Se evalúan los siguientes aspectos:

- Resolver oportunamente los problemas de los usuarios.

- Satisfacer los requerimientos de los usuarios.

- Transmitir la información relevante en forma clara y oportuna.

- Mantener en todo momento una actitud de cordialidad y amabilidad hacia el cliente.

2.5. Compromiso Institucional: Es el grado de compromiso que adquiere la persona que ocupa un cargo en el respeto hacia las normas y reglas establecidas por la institución. Se consideran los siguientes aspectos:

- Asistencia y Puntualidad.

- Presentación Personal.

- Cumplimiento de Normas y Reglas Institucionales.

- Cumplimiento de Medidas de Higiene y Seguridad.

2.6. Liderazgo: Es la aptitud que posee la persona que ocupa un cargo para dirigir y encauzar la actividad de otras personas hacia la realización de los objetivos propuestos.

Se consideran los siguientes aspectos:

- Toma de decisiones, es decir, la habilidad para analizar, evaluar posibles soluciones y juzgar en forma oportuna y adecuada la conveniencia de realizar ciertos aspectos relacionados con el trabajo suyo u de otros.

- Dar seguridad y respaldo a otros compañeros o subordinados en la realización del trabajo efectuado por estos.

- Capacidad para organizar y mejorar el trabajo, velando por la simplificación en el desarrollo de las actividades y la anticipación, evaluación y planificación de los requerimientos propios de las labores propias de su trabajo o el de otros.

- Capacidad para motivar a otros hacia la realización de las metas establecidas.

- Capacidad de análisis para juzgar y actuar con objetividad y consistencia ante diversas situaciones.

3. Definición De Los Grados.

Cada factor se graduará en 4 grados que representarán desempeños cualitativa y cuantitativamente distintos:

 

3.1. Siempre.

Este nivel de actuación supone superar de una manera constante y permanente los objetivos marcados al cargo. La capacidad de la persona situada en este grado supera de manera clara los requerimientos del cargo. Sólo los excepcionales deberán clasificarse en este grado. Supone una conducta cuya presencia es permanente en el evaluado.

3.2. Casi Siempre.

Actuación que proporciona una contribución significativa y claramente superior en conjunto, a los resultados esperados u objetivos propuestos. Supone una conducta de gran estabilidad en el tiempo. Aún cuando existan ocasiones en que no se presentan, en general se puede esperar que responda de esa manera.

3.3. Rara Vez.

Actuación que si bien cumple con las exigencias mínimas del cargo, presenta deficiencias en algunas finalidades o en algunas áreas del cargo. Una actuación de este tipo ocasionalmente produce resultados por debajo de los esperados. Supone conductas de baja estabilidad en el tiempo aún cuando existan ocasiones en que se presentan, en general se puede esperar que responda de manera distinta.

3.4. Nunca.

Actuación evidentemente inferior al nivel aceptable para el cargo, ya sea por falta de aptitud, por falta de formación o por cualquier otra causa. Supone una conducta que no se presenta en el evaluado.

Bibliografía

 

 

López Yañez, Roberto

Zigante Romero, M. Verónica: "Gestión de Planificación y Administración de Desempeño en la Estructura Organizacional; un Modelo y Aplicación"

Tesis Ingeniería Civil Industrial; Usach; 1989.

 

López Miranda, M.Luisa: "Manual de Evaluación de Desempeño y Guía para el Evaluador, Clínica Santa María S.A."

Tesis Administración de Personal; Usach; 1997.

 

Sanchez Ponce, Victor Andrés: "Importancia de la Cultura Organizacional en el Control de Gestión"

Tesis Contabilidad y Auditoría; Usach; 1998.

 

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