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"CONTROL DE GESTIÓN"

 

  1. PRESENTACIÓN
  2. El control de gestión es un instrumento gerencial y estratégico que se apoya en indicadores, índices y cuadros producidos en forma sistemática, periódica y objetiva que permite que la organización sea efectúa para captar recursos, eficiente para transformarlos y eficaz para canalizarlos.

    Objetivos del control de gestión.

    Los objetivos del control de gestión son proteger los recursos y los bienes de los posibles riesgos y definir y aplicar las medidas para prevenirlos, garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones facilitando que las funciones cumplan la misión institucional, velar que las actividades y recursos cumplan los objetivos de la institución, y garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificación y evaluación.

    Atributos del control de gestión.

    El control de gestión es un instrumento gerencial integral, que empieza a desligarse de la simple verificación de la norma o el procedimiento y concentra sus esfuerzos en los procesos críticos y variables claves para el desempeño de la organización. Constituye un apoyo a la hora de tomar decisiones, evalúa el rendimiento de todos los factores consultando principios de igualdad, economía moralidad, imparcialidad, eficiencia y publicidad.

    Por último el control de gestión establece objetivos, metas, planes y presupuestos generales y específicos, definiendo políticas y guías de acción en todos los procesos, utiliza racionalmente el uso de los recursos, delimita autoridad y responsabilidad y sirve de base a la planeación.

 

  1. GLOSARIO.

ESTRUCTURA FÍSICA: conjunto de componentes y relaciones entre ellas que realiza la organización en una unidad concreta.

ESTRUCTURA HUMANA: Es el conjunto de personas y relaciones entre ellas que realiza la organización en una unidad concreta.

ORGANIZACIÓN: Interacción de la estructura física y la estructura humana en una unidad concreta.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: "… Es el patrón de organizaciones entre las unidades o partes de una empresa, relaciones que se pueden expresar en términos de poder, jerarquía o de otras variables.

De manera aún más fina y rigurosa, se puede decir que es el patrón de relaciones entre procesos organizacionales, procesos que en sus interacciones generan unidades distinguibles unas de otras.

De cualquier forma cuando se habla de estructura se está refiriendo un conjunto de relaciones".

CONTROL: realización de una acción correctiva que, basada en la comparación entre el estado real y una meta o estándar predefinido busca reducir o eliminar las desviaciones entre sí. Sus etapas son:

  1. Especificar un estándar de actuación deseada.
  2. Utilizar un medio capaz de detectar lo que ocurre en la organización y de comunicarlo a una unidad de control.
  3. La unidad de control compara tal información con el estándar.
  4. Si lo que ocurre no concuerda con el estándar, la unidad de control indica que se debe tomar medidas.
  5. La adopción en definitiva de las medidas correctivas para alcanzar el estándar deseado.

CONTROL DE GESTIÓN: conjunto de procedimientos y técnicas, especialmente cuantitativas que ayudan a una gestión planificada y ordenada, mejorando así su eficiencia en el logro de los objetivos estratégicos

CONTROL DE GESTIÓN: "proceso estructurado, orientado cuantitativamente, basado en la definición de estándares de desempeño para toda la firma y cada una de sus unidades, y en la comparación entre resultados planificados y reales obtenidos por las operaciones. De este modo los gerentes superiores pueden formarse una opinión tanto de la efectividad de la implementación de direcciones estratégicas, como de la eficiencia lograda en el uso de sus recursos primarios, para luego actuar sobre ello, llevando a cabo medidas correctivas cada vez que sean necesarias. El control de gestión es un sistema principal para manejar las actividades estratégicas y operacionales diarias con un sentido unitario de dirección impreso en los patrones cuantitativos de referencia seleccionados como estándares de comparación. Finalmente el control de gestión, en especial cuando se conecta con el sistema de recompensa y compensación, se torna en impulsor clave de la conducta individual dentro del marco organizacional".

 

  1. MODELO DE CONTROL DE GESTIÓN.

Si hablamos del control de una organización estamos involucrando términos muy importantes como son sus objetivos, el sistema que ayuda a la organización a alcanzar el logro de estos, el plan estratégico que posee y su estructura.

Los objetivos de una organización son identificados como el elemento inicial y esencial de su plan estratégico, en tanto que el conjunto de controles que ayudan al logro de estos objetivos conforman el sistema del que se habló anteriormente. Para hacer posible el logro de estos objetivos y por lo tanto el cumplimiento de este plan estratégico la organización se dota de una estructura.

Esta estructura se apoya en el sistema de información y en el sistema de control, el que tiene como función detectar y corregir las desviaciones de las diversa actividades con respecto a los resultados esperados. Ambos sistemas tienen una interacción mutua pues el sistema de información requiere del de control para validar sus salidas y a su vez el sistema de control requiere del sistema de información para poder efectuar sus evaluaciones y determinar las necesidades de corrección. Visto así se genera se conforma un circuito con un proceso reiterado de retroalimentaciones, el que se comporta cíclicamente:
La información apoya las decisiones;
Las decisiones a través de la acción genera la actividad;
La actividad es regulada por el control el que a su vez se apoya en la información;
El control y su regulación a través de la información retroalimenta la información, etc.

Por lo tanto, se puede decir que el control de gestión está definido por las siguientes relaciones:

  1. Los objetivos dan lugar al plan estratégico.
  2. El plan estratégico da lugar al diseño de una estructura para su desarrollo.
  3. La estructura requiere de un sistema de información y de un sistema de control, para alcanzar sus objetivos en forma eficiente.
  4. El sistema de información y control interactúan entre sí para dar un apoyo eficaz a la estructura reduciendo el riesgo de las decisiones y de la acción.

En el control de Gestión se identifican, por lo tanto cuatro "momentos" y las funciones que son realizadas en cada uno por las personas que trabajan en la organización para el logro de los objetivos:

  1. El control ex ante, que se ejerce sobre la planificación y los presupuestos. Aquí resalta la función de definición de objetivos funcionales, la que implica la definición de responsabilidad, grado de autoridad, capacitación específica y motivación política positiva.
  2. El control de regulación, que se efectúa durante el proceso en sí. Las funciones aquí identificadas son el requerimiento de información, con los fines de autocontrol y regulación.
  3. El control correctivo, que se ejerce por supervisión directa y por tanto desfasado con respecto a los procesos de información. Las funciones realizadas son la transmisión de información al nivel jerárquico superior, con el fin del control directo y la corrección.
  4. El control de evaluación o ex post, que se aplica periódicamente y más que corregir permite replanificar hacia adelante. La función realizada es la consolidación de la información hacia los niveles directivos, para poder controlar globalmente y evaluar el grado de logro de los objetivos.

Las herramientas más utilizadas en los cuatro momentos del control de gestión son las técnicas de planificación, los presupuestos, los costos, los centros de responsabilidad, el análisis financiero, la evaluación de inversiones, el diseño de sistemas, etc.

OBSERVACIONES RESPECTO DEL CONTROL DE GESTIÓN.

El control de gestión antes era entendido como una revisión de la gestión realizada aplicando un conjunto de técnicas y procedimientos, evaluando el grado de logro de los objetivos y determinando las causas de las desviaciones con el fin de mejorar la eficiencia de la gestión futura. El sólo hecho de referirnos a estas desviaciones ya nos está diciendo que el concepto es ineficiente, puesto que al detectarlas ya se ve perdida la oportunidad de la corrección.

El enfoque actual del control de gestión hoy es mucho más amplio y comprende desde un control preventivo, como lo es la planificación estratégica hasta uno evaluativo como lo es la auditoría de gestión, pero sigue sustentándose en los controles de regulación y el control interno.

Acerca del control de gestión podemos decir que se refiere a los procesos y no a las prácticas decisionales, esto es que está orientado para facilitar el proceso de toma de decisiones y a agilizar y facilitar el seguimiento de las consecuencias que estas originen mejorando para ello la información que se maneja.

Directamente vinculado al concepto de responsabilidad y no de autoridad, el Control de Gestión no se delega, sino que se asigna, el gerente general mantiene toda esta responsabilidad sobre él y, como todo control, debe ser educativo, formativo, motivador e integrador.

El control de gestión es un tema difícil de tratar puesto que se aplica a las organizaciones en toda la extensión de su estructura, no como una disciplina, sino que tomando técnicas y procedimientos de distintos campos, siendo los más frecuentes Contabilidad, Estadísticas, Administración y Finanzas. Es válido decir que el control de gestión puede verse aportado desde cualquier área del conocimiento de la empresa.

 

  1. APLICACIÓN DEL MODELO EN CHILE.

Las empresas buscan constantemente las formas posibles de disminuir sus costos, con el objetivo de sobrevivir en el ambiente dinámico en el que interactúan.

La mantención de máquinas y equipos es un concepto en el que necesariamente debe incurrirse, para conseguir el buen funcionamiento de los mismos.

SOQUIMICH S.A., posee una organización de mantención que presta sus servicios a máquinas y estructuras de la empresa a fin de poseer la disponibilidad requerida de los mismos para el cumplimiento de los programas de Producción, con un costo total de aproximadamente 30 millones de dólares, siendo del orden del 20% del gasto total operacional de producción. Esto obliga a las áreas responsables de la mantención a buscar alternativas tendientes a optimizar los recursos utilizados, por lo que la empresa decidió emprender el proyecto: "Administración de la Mantención", cuyo objetivo es disponer de herramientas que permitan dar respuesta a las interrogantes anteriormente formuladas, como de una organización adecuada para la misma.

Una forma de optimizar la toma de decisiones es el disponer de un sistema de control de gestión, con un conjunto de indicadores que apoyen la misma. Estos sistemas poseen como principal característica el permitir mantener reguladas un conjunto de variables dentro de un rango determinado y que se juzgen como de comportamiento normal, así como es posible también buscar el mejoramiento de las mismas hacia una determinada dirección y así poder determinar el rango de variación de éstas.

Para conseguir lo anterior se requiere de la definición de estándares, lo que requiere normalizar una serie de aspectos tales como la descripción de tareas, la codificación de tareas, la intensidad de intervención, los recursos materiales típicos, los recursos humanos típicos y el tiempo probable de realización de la tarea típica.

En este proceso se utilizó la información de mantención, que entrega a la organización las bases para tomar aquellas acciones que aseguren que se alcanzarán los objetivos del programa, y que tiene tres propósitos básicos de determinar lo que debe hacerse, justificar acciones y confirmar el valor de las acciones tomadas y además medir su efectividad. Lo anterior permite responder interrogantes tales como lo ¿qué debe hacerse? Mediante el uso de los resultados de las inspecciones de Mantención preventiva, el estudio de los datos de la historia de reparaciones y la consulta al programa periódico de información; ¿por qué, cuando y cómo?, observando el ítem del costo más alto, el alcance del trabajo, analizando requisiciones, demandas y órdenes de trabajo y por último los costos y prioridades. Finalmente se procede a la confirmación o medición de las variables estudiadas.

El énfasis de la información de mantención se puso en el control de la mano de obra. , ya que el costo de los trabajos similares en trabajos no programados es mayor, la mantención puede influenciar los costos principalmente a través de la efectividad con que instala los materiales.

Dentro de la información de mano de obra se controla la mano de obra de mantención y el sobretiempo versus el personal agregado, la información de recursos materiales para mantención, los contratos de mantención con terceros, los costos de mantención y el medidor de su desempeño, donde se analizaron: la mano de obra, los costos, la reducción de la lista de pendientes y el personal.

Para la proposición de un conjunto de índices Técnicos- Económicos para la evaluación del nivel de resultados de la función mantención se analizaron aspectos tales como la organización, la definición y la presentación de dichos índices.

Las conclusiones obtenidas de todo el análisis fueron:
Mantención debe asegurar el funcionamiento normal de equipos y sistemas de producción;
Mantención debe generar indicadores de Gestión que permitan evaluar el desempeño, tanto en el ámbito de Gestión global como de gestión operativa del área en aspectos de costos, recursos humanos y materiales, disponiendo de un sistema de control de gestión que los mantenga dentro de un rango determinado;
Mantención debe generar estándares considerando aspectos tales como descripción y codificación de tareas, intensidad de interacciones, recursos utilizados y tiempos probables de realización de actividades.
Mantención debe generar información sobre los activos de control que permita su evaluación y las futuras actividades que deban realizarse sobre ellos.
Se debe perfeccionar el sistema de captura y generación de información y mejorar los procedimientos utilizados en aspectos técnicos y administrativos;
Mantención debe mantener información actualizada que permita determinar presupuestos, efectuar análisis del reemplazo de equipos y determinar y controlar costos;
Se deben realizar y actualizar mediciones y control de la productividad;
Mantención debe resguardar, conservar y actualizar sus conocimientos y tecnología, propiciar su integración más amplia y constituir con ello al acervo tecnológico y administrativo de su quehacer;
Se debe enfatizar el uso de la orden de trabajo, la que debe considerarse como un documento iniciador, recopilador de información, de autorización y análisis de las actividades de mantención;
Debe medir el potencial humano utilizado en trabajos de emergencia;
Aumentando al máximo la capacidad de poder humano ocupado en trabajos programados, mantención puede asegurar el uso más efectivo de su fuerza de trabajo, sin embargo deben ser capaces de medir la cantidad de trabajo programado y ejecutado antes de poder aumentar esta ventaja.

A medida que la mantención preventiva, la planificación, programación y control de trabajos se hace más efectivo, tanto la capacidad como la productividad de la fuerza de trabajo también mejoran.

  1. BIBLIOGRAFÍA.

Bustamante Bravo, Yanett Patricia. Bases para el control de gestión administrrativa de la función mantención en SOQUIMICH. Chile.1989.147p.

Hax, Arnoldo, Majluf, Nicolás. Gestión de empresa con una visión estratégica. Estados Unidos. EDICIONES DOLMEN, 1996. 513p.

Jimenez Bermejo, Patricio. Control de Gestión. Chile. EDITORIAL JURÍDICA CONOSUR, 1996. 484p.

Lorino, Philippe. El control de gestión estratégico, la gestión por actividades. España. EDITORIAL ALFAOMEGA MARCOMBO, 1993. 193p.

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